Mitä Microsoft 365 Business Premium -lisenssi sisältää ja mistä sen tuomat kustannussäästöt syntyvät? Mitä tyypillisiä virheitä yritykset tekevät käyttöönotossa?
Modernin työn ja IT:n asiantuntija, liiketoimintajohtaja Tomas Tuohimäki IT-talo Frendystä kertoo.
Mitä Microsoft 365 Business Premium lisenssi sisältää?
Microsoft 365 Business Premium tarjoaa laajan valikoiman työkaluja ja ratkaisuja, jotka tehostavat yrityksen työarkea. Lisenssi sisältää pilvitallennustilan lisäksi tutut viestintä-, yhteistyö- ja tuottavuustyökalut, kuten Teams, Outlook ja Office-ohjelmat, sekä kattavat tietoturvatyökalut.
Miten Microsoft 365 Business Premiumin käyttöönotto vähentää yrityksen IT-kuluja?
Kun yhdellä lisenssillä katetaan useita tarpeita, kulut pienenevät ja IT selkeytyy. Microsoft 365 Business Premiumin käyttöönotto on monelle yritykselle ensiaskel pilvisiirtymässä eli konesalikapasiteetista luopumisessa. Lisenssin sisältämä Onedrive-tallennustila mahdollistaa yritykselle tiedostopalvelimesta luopumisen, mikä keventää IT-infraa ja tuo säästöjä.
Mitkä virheet yritykset yleisimmin tekevät Microsoft 365 Business Premiumin käyttöönotossa?
Tyypillisiä virheitä on kaksi: käyttöönottoa ei tehdä osaavan kumppanin kanssa ja työkalut otetaan käyttöön määrittelemättä yhteisiä käytänteitä.
Hallitsematon käyttöönotto voi johtaa esimerkiksi siihen, että tietoturvaominaisuudet jäävät käyttämättä. Yhteisten käytänteiden puute näkyy siinä, että tiedostoja tallennetaan eri paikkoihin ja viestintä tapahtuu monissa eri kanavissa, mikä aiheuttaa sekaannusta.
Voiko Microsoft 365 Business Premium korvata erillisen virustorjuntaohjelmiston?
Microsoft 365 Business Premium sisältää Defender for Businessin, joka voi korvata erillisen virustorjuntaohjelmiston. Lisenssi sisältää myös monivaiheisen todennuksen ja edistyksellisen uhkien suojauksen. Etenkin pienemmät yritykset voivat huoletta säästää virustorjuntaohjelmiston lisenssin verran ottamalla käyttöön Business Premiumin tietoturvaominaisuudet.
Tarvitseeko yritys muita tietoturvaratkaisuja?
Oikein käyttöönotettuna Microsoft 365 Business Premium suojaa käyttäjän identiteettiä, päätelaitetta ja sovelluksia. Kokonaisuutta voi täydentää muilla Microsoftin tietoturvaa parantavilla Business Premiumiin kuuluvilla lisäosilla, kuten kalasteluviestejä estävällä sähköpostisuojauksella.
Tietoturvaa tulee aina ajatella kerroksellisena kokonaisuutena, jossa tekninen tietoturva on vain yksi osa. Microsoftin ratkaisut voivat kattaa kaikki pienen yrityksen teknisen tietoturvan tarpeet. Isommissa voidaan tarvita esimerkiksi verkon tietoturvan takaavia ratkaisuja. Lisäksi pienenkin yrityksen tulee huolehtia tietoturvakäytännöistä ja -koulutuksista.
Mistä tunnistaa, että Microsoft 365 Business Premiumin käyttöönotossa on voinut jäädä jotain huomaamatta?
Selkein merkki on se, että käyttöönottoa ei ole tehty, vaan lisenssit on hankittu itse. Muutoin asiaa kannattaa selvittää tarkemmin esimerkiksi jos:
- Microsoft 365 Business Premium -lisenssit ja erillinen virustorjuntaohjelmisto ovat yhtä aikaa käytössä.
- Sovellusten toiminnassa on puutteita.
- Organisaatiossa ilmenee tietoturvaongelmia.
- Päivitykset eivät asennu automaattisesti.
- Microsoft 365 -hallintakeskus varoittaa puuttuvista määrityksistä.
Mitkä merkit kertovat, että yrityksen modernin työn osaamisessa on kehitettävää?
Modernin työn pelikirjan puuttuminen sekä käyttäjien koulutuksen puute näkyy monesti esimerkiksi siinä, että:
- Tietoa kulkee monissa eri kanavissa, mikä vaikeuttaa sen löytämistä.
- Tiedostoja on tallennettuina eri paikkoihin, mikä tekee niiden hallinnasta hankalaa.
- Tiedostoja tallennetaan omalle työpöydälle ja lähetetään liitetiedostona, mikä aiheuttaa useita tiedostoversioita ja sekaannusta.
Miten kannattaa edetä?
Jos et ole varma, onko teidän yrityksessänne Microsoft 365 Business Premium -käyttöönotto tehty oikein, ota yhteyttä asiantuntevaan IT-kumppaniin. Kumppania etsiessä kannattaa kiinnittää huomiota, onko yritys Microsoftin Solution Partner. Partneruudesta kertovat tunnukset, kuten Modern Work ja Security, kertovat kumppanin Microsoft-osaamisesta.
Kannattaa myös perehtyä kumppanin konsultointi- ja koulutustarjontaan. Me frendyt tarjoamme monenlaisia koulutuksia moderniin työhön – kahden tunnin edullisista lyhytkoulutuksista pidempiin räätälöityihin koulutuskokonaisuuksiin. Tutustu asiakkaidemme suosikkeihin modernin työn konsultointipalveluiden kattauksesta.